セミナーや打ち合わせでメモを取る際、私はPCを使ってキーボード入力でメモを取っています。これまでに、シンプルな紙のノートや機能手帳、ルーズリーフ、iPad＋Apple Pencilなど、いろいろな方法を試してきましたが、最終的に行き着いたのは「PC＋紙copi」というシンプルなテキストメモを取るためのソフトとオンラインストレージの組み合わせです。

このシステムの大きな特徴は、メモを自由にフォルダ分けできる点です。例えば、顧客別やテーマ別にフォルダを作成しておけば、次の打ち合わせ時に前回のメモをすぐに取り出すことができ、スムーズに状況を振り返ることができます。加えて、メモは後から簡単に時系列で見返せることが大切だと思います。また、オンラインストレージを活用すれば、デスクトップPC、ノートPC、スマホなど、どのデバイスからでも同じ情報にアクセスし、参照や追記が可能です。

デジタル化が浸透していない現状

しかし、周りを見渡してみると、意外とまだ紙でメモを取っている人が多い印象です。おそらく、その理由の一つは「紙に慣れているから」でしょう。また、デジタル化のメリットをまだ体感していないため、わざわざデジタルに移行するモチベーションが湧かない、という点もあるのだと思います。

デジタル化のメリット

デジタル化の利点には、次のようなものがあります。

• 検索機能：全文検索が非常に優れており、分類を細かくしなくても、膨大なメモの中からすぐに情報を探し出せます。
• 集計・分析の容易さ：デジタルメモはデータとして整理されているため、業務の集計や分析に直接役立ちます。
• 情報共有が簡単：他のメンバーとの情報共有がスムーズに行え、共同作業も効率化されます。
• 加筆修正が可能：メモの編集や追記が簡単に行え、常に最新の情報を反映させることができます。

デジタル化を推進するために

これらのメリットを周知するには、デジタル化のメリットを体感している先行者が、周囲を粘り強く巻き込んでいくしかありません。最初は、誰もが「やり方を変えるのが面倒だ」「紙の方が楽だ」と感じるものです。しかし、一度デジタル化が推進され、その便利さに気づき始めると、自然とその輪が広がっていくものです。

デジタル化を進める際には、推進者が他の人の分までデータ入力をサポートしたり、過去の紙データをデジタル化するためにデータエントリーサービスを活用することが効果的です。さらに、デジタル化による業務の効率化を実際に見せることで、「これをやりたいんだ」というゴールを共有でき、協力者を得られる可能性が大きく高まります。

終わりに

今日は、DX化の第一歩である「デジタル化」が、多くの企業にとって意外とハードルが高いという現実についてお話ししました。しかし、一度そのメリットを体感した組織は、もう元の紙の運用には戻れません。デジタル化はまさに空気のように、日々の業務の中で当たり前に使われるようになるでしょう。

ぜひ、あなたもデジタル化の推進者として、一目置かれる存在になってみてください。